lunes, 22 de septiembre de 2008

Boletín 2008/06

DOS SIMPLES HÁBITOS QUE CAMBIARÁN TU VIDA

Un dueño de negocio me comentó que vive muy presionado y agobiado por tantas actividades urgentes que llenan su agenda a diario. Le pedí que pensara:

¿De donde vienen esas actividades?

¿Cómo llegan a tu agenda y a tu lista de cosas por hacer?

Ante su confusión inicie con la siguiente explicación:
Para las personas reactivas, estas actividades surgen a partir de:
  1. Fechas vencidas, por ejemplo un aviso de que te cancelarán un servicio si no lo pagas hoy mismo.
  2. Fallas y descomposturas, por ejemplo tener que llevar el coche al taller porque se quedó parado por falta de servicio.
  3. Reclamos y quejas de otras personas, por ejemplo una llamada de un cliente a quien quedaste de entregar hace días una información y te la pide molesto para hoy.
  4. Problemas que se pudieron haber previsto, como tener que repetir trabajo por no respaldar la información de tu computadora.
Tareas como estas no dejan mucha opción de programación, se tienen que hacer hoy sin importar que tan conveniente y oportuno sea.

Las agendas y las listas de cosas por hacer de personas proactivas, surgen de planes, que hacen en base a sus ideas, metas, inquietudes, y en base a peticiones que reciben de otras personas.

Para entender mejor algunas ideas permíteme simplificar los conceptos “proactivo” y “reactivo”:

Una persona “reactiva” toma acción hasta que su entorno lo hace actuar (reaccionar), mientras que una persona proactiva dedica tiempo a pensar y planear de forma tal que puede anticiparse a los sucesos. En pocas palabras el reactivo reacciona ante su entorno, mientras que el proactivo lo inventa.

Un cliente me decía, aun cuando planeo cada mañana lo que voy a hacer durante el día, hay muchas tareas urgentes que ya están ahí saturando mi día.

¿Qué hacen las personas proactivas para tener mucho más control sin hacer tantas cosas?

Lo que sucede es que día a día surgen nuevas necesidades que debemos atender. Pedidos de familiares, clientes, colaboradores, amigos, o situaciones que surgen de manera inesperada.

Una práctica muy efectiva es llevar un registro o bitácora donde escribimos los puntos principales de lo que sucede durante el día, y luego en un ejercicio de planeación diaria nos ocupamos de que cada punto que escribimos en este registro sea atendido, planeando y programando las actividades necesarias para ocuparnos de ello.

Lo que escribimos en nuestro registro son ideas, inquietudes, peticiones de otras personas, datos importantes para nosotros, etc.

Muchas personas reactivas no escriben nada pues no tienen tiempo, y cuando escriben lo hacen en una servilleta o en una hoja suelta.

Por ejemplo, si una persona reactiva recibe una petición de ayuda de un cliente es probable que no la atienda de inmediato ya que tendrá otras cosas urgentes que hacer. Esta petición del cliente será atendida hasta que tenga suficiente urgencia como para competir con las demás actividades urgentes de la agenda.

Una persona proactiva, al recibir la petición de información de su cliente, tomará nota probablemente en su organizador personal ó en una libreta que lleva siempre consigo para este fin. Los proactivos escriben punto por punto en un solo lugar, todo lo importante que sucede durante el día. La próxima vez que el proactivo sabrá de este pedido es esa misma noche o temprano por la mañana, al hacer su planeación diaria.

Las personas reactivas no dedican tiempo a la planeación, tienen tanto trabajo y están tan agobiados que lo consideran una pérdida de tiempo. Los proactivos en cambio planean diariamente, y mientras más trabajo tienen más importancia dan a su planeación.

La planeación diaria no sólo consiste en planear el día correspondiente, sino hacerse cargo de que todo lo que fue escrito en el día anterior sea atendido. Esto significa definir qué es lo que hay que hacer convirtiéndolo en citas y tareas que se programan en los siguientes días, semanas ó meses. Esto permite considerar cuál es el momento más oportuno para llevar a cabo cada actividad, tomando en cuenta todo lo demás que ya está planeado y programado.

Al hacer la planeación diaria, el día correspondiente ya tiene asignadas tareas y citas que llegaron ahí días, semanas ó meses antes y que están programadas para hacerse cargo de cosas importantes que fueron planeadas con anticipación.

Planear es distinguir prioridades, identificar cosas que pueden delegarse a otras personas, y cosas que por su alto costo en tiempo y por su baja aportación a las metas es mejor simplemente dejarlas de hacer. El proactivo valora mucho su tiempo, por lo que pone mucha atención en definir que debe hacer y que no debe hacer.

Si esto se hace consistentemente y de manera diaria, uno contará con una agenda equilibrada y altamente productiva durante todos los días de su vida, evitando los picos que se generan cerca de las fechas de vencimiento, y eliminando gran cantidad de tareas y stress que se generan al volverse urgente una actividad.

La razón por la que las personas reactivas están casi siempre presionadas y agobiadas es porque dan prioridad a las actividades dependiendo de su “urgencia”, es decir que su punto de referencia es qué tan crítica es la tarea. Una persona proactiva que planea diariamente, programa sus actividades al día siguiente de su registro, por lo que las programa de acuerdo con su prioridad y las lleva a cabo lo antes posible y en el momento más adecuado y oportuno. Por ejemplo si hay una serie de actividades que requieren tu presencia en un lugar fuera de tu oficina, puedes agruparlas para llevarlas a cabo en la misma salida. Cuando tienes que hacer algo urgente para mañana, no puedes hacer este tipo de distinciones.

Una tarea importante que no atiendes hasta que se vuelve urgente, no se convierte en una tarea urgente sino en muchas. Como ejemplo considera qué sucede cuando no llevas tu coche al mantenimiento preventivo y se te descompone en el camino. Una tarea importante no realizada te genera muchas tareas urgentes cuando el coche falla.

El principio de Pareto del 80-20 aplica para la planeación perfectamente. Si te enfocas en lo importante y no en lo urgente, trabajarás mucho menos y lograrás mucho mejores resultados y calidad de vida.

Al planear hoy lo escrito el día de ayer, utilizas todo tu futuro para hacer que las cosas ocurran, moviéndote lejos de las fechas de vencimiento para cada actividad, y lejos de que se vuelvan críticas y urgentes.

Tu tiempo es tu capital más valioso. Cómo lo utilizas es la clave principal para obtener muchos mejores resultados en tus negocios, pero más importante que esto es la tranquilidad, confiabilidad y paz que te dará el mantener el control de tu vida.


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