viernes, 25 de septiembre de 2009

Boletin 2009/47

LOS 10 MANDAMIENTOS HACIA LA SINERGIA TOTAL EN UN EQUIPO DE TRABAJO

En todas partes del mundo, las organizaciones gubernamentales, comerciales y solidarias gastan enormes cantidades de tiempo, energía y dinero para aumentar la productividad de sus grupos disfuncionales o poco productivos. Estos grupos generalmente manifiestan los siguientes síntomas:
  • Existen visiones del futuro incompatibles entre sí.
  • Algunos miembros no pueden describir la misión del equipo.
  • Las reuniones son improductivas.
  • Una pequeña minoría tiene una participación mayoritaria.
  • Los desacuerdos se discuten en privado.
  • Las decisiones son tomadas por unos pocos.
  • Hay falta de transparencia y de confianza.
  • Existe confusión en cuanto a las funciones y tareas.
  • Existe un exceso de personas con los mismos recursos y/o carencias.
  • No hay auto-evaluación periódica de funcionamiento.
Para superar esta baja generación de sinergia, se requiere crear, fortalecer y mantener una cultura grupal de trabajo conjunto (por no usar el término muy trillado de "trabajo en equipo") que valore las siguientes destrezas que generan sinergia -- Los 10 Mandamientos hacia la Sinergia Grupal:
  1. COMPARTIR UNA VISIÓN: El potencial sinérgico nace con una visión del futuro grupal e individual. Cuando un grupo desarrolla su propia visión del futuro, o sea como va a ser (pensar, sentir y actuar) cuando cumpla su misión, tiene una valiosísima herramienta para orientarse y para enmarcar sus percepciones individuales y colectivas.

  2. CREAR EXPECTATIVAS DE PARTICIPACIÓN: No es suficiente la mera tolerancia de la participación, ni la sola invitación a participar ni el ocasional refuerzo de ella. La sinergia requiere la creación de una cultura organizacional en la cual la no-participación sea vista como una característica inaceptable.

  3. COMPARTIR LA INFORMACIÓN: Uno de los impedimentos más comunes a la optimización de la sinergia es no tener conocimiento de todas las opciones, lo cual sucede o por no tener toda la información externa e interna del sistema, o por las políticas o hábitos organizacionales de monopolio de información.

  4. ACLARAR SIGNIFICADOS: Una vez conseguida y compartida la información, hay que acordar el significado de ella para darle contexto y convertirla en conocimientos, en sabiduría y en sintonía productiva de mentes.

  5. ENFOCAR REUNIONES: Un equipo puede perder hasta el 40% de su capacidad productiva cuando no se conciertan unos procesos y normas básicos para enfocar la conducción de las reuniones:

    • Asistir puntualmente a la hora acordada.
    • Usar agendas, previamente acordadas y distribuidas, para las reuniones.
    • Prepararse, cada uno, para la reunión, según temas agendados.
    • Evitar divagaciones que impiden terminar lo agendado.
    • Apagar los celulares y buscapersonas.
    • No permitir las interrupciones por personas ajenas a la reunión.
    • Atender al interlocutor sin interrumpir y sin conversaciones privadas.
    • Utilizar un(a) moderador(a) (función rotativa) para monitorear el proceso.
    • Anotar los principales aportes y decisiones en un acta de la reunión.

  6. APROVECHAR LA DIVERSIDAD: En lugar de percibir las diferencias personales, perceptuales y conductuales individuales como un obstáculo a la productividad, podemos reconocer que estas diferencias son precisamente las que pueden generar mayor sinergia…siempre y cuando existan procesos adecuados para lograrlo.

  7. DISEÑAR PROCESOS DE CONCERTACIÓN: Existen muchas tecnologías de concertación que permiten que un equipo libere toda su creatividad y capacidad innovadora para crear opciones viables y productivas de ganar-ganar.

  8. IMPLEMENTAR LO DECIDIDO: Es necesario el uso de herramientas efectivas para monitorear compromisos específicos, y no sólo buenas intenciones, y conseguir que lo que se decidió en el grupo, se ejecute apropiadamente.

  9. ESTABLECER PROCESOS DE AUTO-MONITOREO: El uso periódico de un facilitador externo idóneo en estos temas, pueden ayudar al equipo a optimizar la sinergia de sus procesos grupales.

  10. CELEBRAR LOS LOGROS: Todo equipo debe celebrar sus triunfos, gozar sus logros y agradecer la parte vital aportada por cada uno.

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